За что штрафует ФНС при кадровом учете

Все документы после создания и подписания необходимо хранить. Способ хранения документа (на бумаге или в электронном виде) будет зависеть от процесса его оформления. Если на документе необходима подпись работника, то его необходимо хранить в бумажном виде (заявление о приеме на работу). То же самое правило касается прочих документов, где необходима «живая» подпись сотрудника.
Давайте попробуем разобраться как нужно хранить документы, и за что можно получить штрафы.

1. Расчетный листок
Расчетный листок может рассылаться сотрудникам как в электронном виде так и выдаваться на руки в печатном виде. Письменная форма предусмотрена в ст. 136 ТК РФ где говорится, что работодатель должен извещать работника о составных частях выдаваемой зарплаты в письменной форме.
Однако, если работодатель направляет расчетные листки в электронном виде, нужно закрепить способ выдачи расчетных листков в трудовом или ином локальном акте предприятия. Это было подтверждено в письме Минтруда РФ No 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017 года.
Так как в расчетных листках хранятся персональные данные сотрудников. Чтобы персональные данные не попали в «другие руки», должны быть предусмотрены меры и процедуры сохранности данных в локальных нормативных актах предприятия.

2.Зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера
Как ранее мы выяснили, требуется хранение документов с «живой» подписью, следовательно, если вы выдаете зарплату сотрудникам из кассы, то требуется подпись в ведомости и расходных кассовых ордерах. Значит данные документы необходимо хранить и на самом деле это возможно наиболее удобный способ учета.
Необходимо отметить, что в п. 4.7 Указаний ЦБ РФ No 3210 от 11.03.2014 регулятор разрешает вести учет данных документов в электронном виде. Но для этого будет необходимо выдать ЭЦП всем сотрудникам участвующим в выдаче заработной платы.

3. Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени аналогично, как и с предыдущими документами, чаще всего ведется в электронном виде, но хранится с подписями на бумажном носителе.
Унифицированная форма табеля содержит три подписи: ответственного лица, руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы. Если все эти лица имеют собственную электронную подпись и с помощью нее подпишут табель, электронный документ будет равносилен бумажным.

4. Отчетность по сотрудникам, налогам и взносам
Так как сейчас большинство компаний уже используют электронные сервисы отправления отчетности, что может возникнуть вопрос, а можно ли не распечатывать 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, расчет по страховым взносам, СЗВ-М? Компания имеет право хранить перечисленную отчетность в электронном виде. То есть дублировать на бумаге отчетность по взносам и НДФЛ не обязательно. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 No 63-ФЗ, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Данную позицию также подтвердил Минфин РФ в письме от 05.05.2015 No 07-01-06/25701.

5. Как накажут за отсутствие правильно оформленных документов
Документы без подписи могут быть признаны недействительными — это равносильно их отсутствию.
Отсутствие первичных документов проверяющие признают грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету. За это нарушителю полагается штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Повторное нарушение грозит дисквалификацией до двух лет (ст. 15.11 КоАП РФ).
Наказание также предусмотрено и ст. 120 НК РФ — штраф от 10 000 до 40 000 рублей.